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Das letzte Quartal des Jahres 2017 hat gerade erst begonnen, aber viele Lizenzmanager sind schon mit der Jahresplanung 2018 befasst. Ein Fehler, denn Sie verschenken eventuell bares Geld. Ist das IT-Budget nicht aufgebraucht, geht es für Ihren IT-Bereich höchstwahrscheinlich verloren.

Jetzt Lizenzbestände überprüfen

Gerade in den letzten Wochen des Jahres lohnt sich ein Blick auf den Lizenzbestand des Unternehmens. Haben wir alle Lizenzen, die wir benötigen? Sind Lizenzen im Bestand, für die der externe Support ausgelaufen ist (z.B. Office 2007, Exchange, Visio)? Würden wir mit unserem Lizenzbestand ein Audit bestehen? Falls bei der Überprüfung eine Unterlizenzierung auffällt, ist das noch vorhandene Budget in gebrauchter Software bestens investiert. Denn diese nutzt sich nicht ab und ist bei gleicher Funktionalität bis zu 50 % günstiger als Neuware. Außerdem entstehen durch den Kauf gebrauchter Software keine laufenden monatlichen Kosten für die Softwarenutzung. Sie sparen also auch in nächsten Jahr noch Geld.

Sicherheit beim Gebrauchtsoftwarekauf: Das großes Plus

Unsere Lizenzen sind nicht nur günstig, sondern auch sicher. Von PREO gehandelte Lizenzen werden von unserer Rechtsabteilung auf Herz und Nieren geprüft. Danach bestehen sie jedes Software-Audit. Dafür steht unsere Auditsicherheit. Weiterhin erhalten Kunden bei uns Informationen über die Rechtekette. Diese Offenlegung beinhaltet bei unseren Transfers den Nachweis, aus welcher Art von Vertrag die Software stammt (inkl. Vertragsnummern), wer die Eigentümer waren und ob diese die Software ordnungsgemäß deinstalliert haben sowie Details aus der Updatehistorie. Unsere Übertragungen sind gegen Transferfehler versichert. Die Versicherung deckt etwaig entstehende Vermögensschäden bis zu einem Betrag von 10 Millionen Euro ab. (bt)

Handeln Sie jetzt

Bei Fragen helfen unsere Lizenzexperten Ihnen gern kostenlos und unverbindlich weiter.

Hotline: 00800.429 328 00

Von Maximilian Vöge, Account Manager bei der PREO Software AG

Stellen Sie sich vor, Sie können Ihren Lieblings-Gebrauchtwagen supergünstig einkaufen. Das Beste: Er ist fabrikneu. Keine Delle, keine Kratzer und keine Verschleißteile, die teuer erneuert werden müssen. Genau so funktioniert Gebrauchtsoftware. Sie bietet alle Features und funktioniert exakt so, wie am Tag ihres ersten Einsatzes. Und sie ist richtig günstig.

Natürlich fragen unsere Kunden trotz des guten Preises, der häufig bis zu 50 Prozent unter dem von Neuware liegt, kritisch nach. Denn auch wenn sich bei den Funktionalitäten nichts ändert, gilt es einiges zu bedenken: Von besonderem Interesse sind die Wartungs- und Supportleistungen.

Besteht auf Unternehmensseite der Wunsch, einen Supportvertrag abzuschließen, so ist dies für viele unserer Gebrauchtlizenzen jederzeit möglich. Zu diesem Zweck kooperieren wir mit namhaften IT-Systemhäusern, die unseren Kunden einen qualitativ hochwertigen Service mit kompetenten IT-Fachkräften bieten können.

In punkto Sicherheit steht gebrauchte Software Neuware in nichts nach: Denn am Recht auf Reparatur und Aktualisierung ändert sich nichts. Gebrauchte Software bleibt durch regelmäßige Updates und Patches der Softwarehersteller genauso sicher, wie Neuware.

Wenn Sie Interesse haben an unseren quasi fabrikneuen „Gebrauchten“ zu besonders günstigen Konditionen, dann melden Sie sich gern bei unserem Vertriebsteam. 00800-42932800 (mv)

Von Michael Junker, Account Manager bei der PREO Software AG

Beim Kauf vieler Produkte ist uns die Herkunft heute wichtig. Aus welchem Land stammt die Tomate, wo wurde unser neues Auto zusammengebaut und womit wurde das Rind gefüttert, bevor es auf unserem Teller landet? Das Wissen über das Wo und Wie beruhigt – es gibt uns Sicherheit.

Bei PREO haben wir uns über die Sicherheit beim Kauf von gebrauchter Software viele Gedanken gemacht. Bereits vor Jahren haben wir die Entscheidung gefällt, Informationen über die Herkunft der Software transparent zu machen. Das fängt bei der Offenlegung der Rechtekette an. Unsere Kunden erfahren, wer die Voreigentümer waren und aus welcher Art von Vertrag die Software stammt. Auch die Vertragsnummern werden von uns an unsere Kunden weitergegeben. Und ganz wichtig: Die schriftliche Erklärung darüber, dass die Software vom Voreigentümer ordnungsgemäß deinstalliert wurde. Das ist nämlich eine der wichtigsten rechtlichen Voraussetzungen und vom Bundesgerichtshof und vom Europäischen Gerichtshof ausdrücklich gefordert.

Die vielen Informationen, die wir im Lizenzportal für jede einzelne Lizenz hinterlegen, ergeben zusammengesetzt ein großes Sicherheitsplus für unsere Kunden. So reduzieren wir  die Angst vor dem nächsten Softwareaudit. Ich höre oft, dass Kunden beim Kauf von PREO-Lizenzen ein „gutes Gefühl“ haben. Mich freut das, denn ich weiß, dass Kunden, die mit unseren Lizenzen ein Audit bestehen, gerne wieder bei uns kaufen.

Der Job des Lizenzmanagers ist komplex. Ein breites Softwarewissen ist genauso gefragt wie juristische Detailkenntnisse aus den Bereichen Urheberrecht, Produkt- und Lizenznutzungsrecht. Aktuell kommen mit Virtualisierung und Cloud Computing noch neue bzw. weitere Vertragsformen und deren individuelle Nutzungsrechte hinzu. Lizenzmanager müssen genaue Kenntnisse über die Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten Software haben. Und all dies sollte jederzeit abrufbar sein. Je größer das Unternehmen, desto schwieriger wird es, hier den Überblick zu behalten. Und doch ist es enorm wichtig. Denn ob das eigene Unternehmen ein Audit besteht oder nicht, hängt maßgeblich vom Know-How des Lizenzmanagers ab.

Folgende Fragen sollten IT-Abteilungen beantworten können*:

  1. Ist der aktuelle Bestand an PCs, Servern und anderem IT-Equipment abrufbar?
  2. Sind die lizenzrechtlichen Zusammenhänge bekannt, die gelten, wenn virtuelle Umgebungen betrieben werden? Passt das bis dato angewendete Nutzungsrecht noch für den lizenzrechtlich korrekten Betrieb?
  3. Wie viele unterschiedliche Softwareanwendungen gibt es im Unternehmen und werden diese auch tatsächlich alle genutzt?
  4. Wird die Software zentral oder dezentral beschafft und von wo?
  5. Werden die Vertragsunterlagen an einer zentralen Stelle geführt?
  6. Was passiert mit der Software, die nicht mehr genutzt oder deinstalliert wird? Wird das in den Verträgen regelmäßig angepasst?
  7. Kann Software von Mitarbeitern auch unerlaubt installiert werden?
  8. Besitzt Ihr Unternehmen Richtlinien für den Umgang mit Software? Werden diese eingehalten?

Das Wissen über diese Sachstände hat einen konkreten Hintergrund: Vor einem Audit können Lizenz-Fehlbestände durch Unter- und Falschlizenzierung noch kostengünstig ausgeglichen werden. Zum Beispiel mit geprüfter Gebrauchtsoftware. Jetzt ist PREO der richtige Partner. Unsere Lizenzexperten unterstützen seit 10 Jahren namhafte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen sowie öffentliche Träger. Für unsere Lizenzen geben wir übrigens eine Audit-Sicherheit. Die Lizenzen werden zunächst von unserer Rechtsabteilung auf Herz und Nieren geprüft. Wir arbeiten für unsere Kunden sehr transparent und legen die Rechtekette offen. Diese beinhaltet bei unseren Transfers den Nachweis, aus welcher Art von Vertrag die Software stammt (inkl. Vertragsnummern), wer die Eigentümer waren und ob diese die Software ordnungsgemäß deinstalliert haben sowie Details aus der Updatehistorie. Diese Informationen sind 24/7 in unserem Lizenzportal für unsere Kunden online abrufbar. Sollten dennoch bei einem Audit Beanstandungen auftreten, so greift unsere Versicherung. Sie deckt etwaig entstehende Vermögensschäden bis zu einem Betrag von 10 Millionen Euro ab. bt

*Quelle: Groll, Torsten: 1×1 des Lizenzmanagements. Praxisleitfaden für Lizenzmanager. 3. Auflage. Hanser, München, 2016, S. 6.

1. Wählen Sie einen seriösen Anbieter aus

Beim Gebrauchtsoftwarekauf über das Internet kann man durchaus an unseriöse Anbieter geraten. Schauen Sie sich daher den Händler genau an. Große Händler zeichnen sich zum Beispiel durch die Offenlegung der Lizenztransfer-Kette sowie ihre Lieferfähigkeit auch bei größeren Mengen aus.

 

2. Korrekte Lizenzübertragung

Beim Gebrauchtsoftwarekauf ist die richtige und vollständige Übertragung der Lizenzen das Wichtigste. Der EuGH hat verfügt, dass Software nur dann weiterverkauft werden darf, wenn der Verkäufer diese nicht weiternutzt. Lassen Sie sich daher vom vorherigen Inhaber der Nutzungsrechte schriftlich bestätigen, dass dieser sämtliche Installationen der Software gelöscht hat.

 

3. Geeignete Version auswählen

Es stehen sowohl aktuelle als auch ältere Versionen auf dem Gebrauchtsoftwaremarkt zur Verfügung. Da die neueste Version teils bedeutend größere Anforderungen an die Hardware stellt und außerdem Einarbeitungszeit erfordert, ist das Vorgängermodell in vielen Fällen die bessere Wahl. Hier ist der Kauf gebrauchter Software oft die einzige Alternative, da von den Herstellern nur die neueste Version angeboten wird, die dann ein Downgrade erfordern würde. BT

Das Jahr neigt sich dem Ende und damit starten die Überlegungen für die neue IT Budgetierung. Bevor Sie Streichungen vornehmen, weil das Budget vielleicht zu hoch wird, prüfen Sie, ob Sie durch nicht mehr genutzte Lizenzen Ihr Budget nicht doch höher ansetzen können.

Diese vier Grundvoraussetzungen müssen erfüllt sein:

1. Die nicht mehr benötigten Lizenzen sind erstmalig in der EU bzw. im EWR in Verkehr gebracht worden
Für alle Mitglieder der Europäischen Union gilt beim Gebrauchtsoftwareverkauf der Erschöpfungsgrundsatz. Erschöpfung bedeutet, dass Waren, die mit Zustimmung des Rechtsinhabers in der EU bzw. im EWR in Verkehr gebracht wurden, danach auch frei in dieser Region gehandelt werden können. Das Verbreitungsrecht hat sich nach dem Inverkehrbringen in der EU bzw. EWR also „erschöpft“ und der Weiterverkauf der Software ist legal.

2. Nur gekaufte Software kann übertragen werden
Der Handel mit Gebrauchtsoftware ist dann erlaubt, wenn es sich um Software handelt, die „im Wege der Veräußerung in den Verkehr gebracht“, also verkauft wurde. Software aus laufenden Leasing- oder Mietverträgen kann nicht weiterverkauft werden.

3. Lizenzen aus Volumenverträgen können auch teilweise verkauft werden
Auch zu diesem Sachverhalt hat es rechtliche Klärung gegeben. Bei den Lizenzen eines Volumenvertrags handelt es sich um jeweils selbstständige Nutzungsrechte, die eigenständig übertragen werden können. Es ist also möglich einen Teil der Lizenzen zu behalten und einen anderen zu verkaufen. Eine Ausnahme bilden nur Client- Server-Installationen.

4. Lizenzen werden vor dem Verkauf unbrauchbar gemacht
Im weiteren Verlauf müssen die zu verkaufenden Lizenzen vor dem Verkauf unbrauchbar gemacht werden, dies kann beispielsweise durch Deinstallation geschehen und wird schriftlich dokumentiert.

Wenn Sie über ungenutzte Softwarelizenzen verfügen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Verkauf. Aufgrund unserer langjährigen Expertise sind wir für unsere Kunden der sichere Partner, wenn es um den Ein- und Verkauf von Gebrauchtsoftware geht. Wir machen Ihnen für Ihre ungenutzten Softwarelizenzen ein seriöses und fundiertes Angebot. Schnell, unkompliziert und rechtssicher. (bt)

1. Sie sparen Geld
Marktanalysten empfehlen den Kauf von Gebrauchtsoftware, weil dadurch die Softwareausgaben entscheidend reduziert werden. Einsparungen von mehr als 50 Prozent im Vergleich zur Neuware sind realisierbar. Neben den reinen Anschaffungskosten reduzieren Sie durch Standardisierung auch die Administrationskosten erheblich. Und während sich Ihre Kosten für Miet- und Cloudmodelle im Verlauf der Jahre durchaus unangenehm erhöhen können, sind die Kosten für gebrauchte Software einmalig und transparent.

 

2. Sie erhalten ein qualitativ hochwertiges Produkt
Software verschleißt nicht, sie ist werthaltig und stets mit den gleichen Funktionalitäten ausgestattet, wie am Tag ihrer Erstinstallation. Auch die Sicherheitsupdates der Hersteller stehen Ihnen weiterhin zur Verfügung. Die Installation verläuft übrigens genauso unkompliziert, wie bei neuer Software oder bei Cloudmodellen.

 

3. Gebrauchte Software ist sicher
BGH und EuGH haben definiert, welche Voraussetzungen für den rechtmäßigen Handel mit Gebrauchtsoftware erfüllt sein müssen. Unsere Lizenzen werden entsprechend geprüft. Mit dem interne Sicherheitssystem „Safe3-System“ gehen wir noch ein Stück weiter. Wer bei uns kauft erfährt aus welcher Art von Vertrag die Software stammt (inkl. Vertragsnummern), wer die Eigentümer waren und ob diese die Software ordnungsgemäß deinstalliert haben sowie Details aus der Updatehistorie. Alle Informationen sind 24/7 für Sie im Lizenzportal hinterlegt. Wie liefern volle Transparenz für 100% Auditsicherheit. BT

Analysen der Gartner Group* haben bereits vor zehn Jahren ergeben, dass Unternehmen, die über ein funktionierendes Lizenzmanagement verfügen, Kostenreduktionen von 30 bis 50 Prozent erreichen können. Viele große Unternehmen haben Ihre Lizenzbestände mithilfe von SAM-Tools seitdem professionalisiert. Vor großen Herausforderungen stehen mittelständische Unternehmen, in denen über Jahre gewachsene Strukturen überdacht und verändert werden müssen. Aber auch junge, dynamische Unternehmen sind betroffen. Für Startups ist es oft die größte Herausforderung, während der schnellen Wachstumsphase ihre Unternehmensprozesse permanent an neu auftretende Anforderungen anzupassen.

Im Lizenzbereich fängt das bei nicht definierten internen Beschaffungswegen und Installationsprozessen an, oftmals fehlt eine zentrale Archivierung aller Vertragsunterlagen, hinzu kommen Mitarbeiter, die eigenständig Programme auf ihre PCs laden. Ungenutzte Lizenzen werden meist weder umverteilt noch verkauft ¬– kündigen jetzt noch die Softwarehersteller ein Audit an, werden die Ausmaße eines fehlenden Lizenzmanagements erst richtig sichtbar.

Um „compliant“ zu sein, müssen der Lizenzbestand und die Installationen permanent abgeglichen werden, die Lizenzierungssituation muss transparent vorliegen und die Nutzung sollte mit den Vertragsinhalten abgeglichen sein. In letzter Konsequenz drohen hohe Nachzahlungen, falls bei einem Audit eine Unterlizenzierung festgestellt wird. In den meisten Standard AGB der Softwarehersteller findet sich die Fünfprozentklausel. Sie besagt, dass wenn mehr als 5 Prozent Unterlizenzierungen eines Softwareproduktes festgestellt werden, müssen neben den Kosten der Nachlizensierung auch die Kosten für das Audit vom Unternehmen übernommen werden.

Legen Sie sich also frühzeitig ein System zu, das alle Lizenzen erfasst die Ihr Unternehmen besitzt: Sowohl die Lizenzen, die aktuell im Gebrauch sind, als auch die Lizenzen, die ungenutzt im Lager liegen. Sollten Sie bei dieser Prüfung eine Über- oder Unterlizenzierung feststellen, helfen wir Ihnen gern weiter. Bei uns können Sie in kurzer Zeit auch eine große Menge gebrauchter Softwarelizenzen erwerben. Unsere Lizenzen sind günstiger als Neuware, aber genauso sicher: Sie bestehen Softwareaudits, dafür steht unsere 100 % Auditsicherheit. Und sollten Sie eine Überlizenzierung festgestellt haben, übernehmen wir Ihre überschüssigen Lizenzen zu einem guten Preis. Ein Gespräch mit uns lohnt sich immer. (bt)
Management Update: IT Asset Management Stages Form the Stairway to Success, 10 September 2003, Autorin: Patricia Adams IGG-09102003-01

Von Chris Schlensog, Sales Manager bei der Preo Software AG

Mietsoftware boomt. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand: Die vom Hersteller gepriesenen Serviceleistungen, wie etwa die Wartung, sowie ein zunächst günstig erscheinender monatlicher Beitrag bei vollen Nutzungsrechten ab dem ersten Tag locken die Kunden an. Was viele Unternehmen zunächst nicht bedenken: Durch den Gang in die Miete verlieren sie Eigenständigkeit und Entscheidungsfreiheit. Denn die Miete von Softwarelizenzen bedeutet vor allem Abhängigkeit vom Softwarehersteller. Sollte dieser etwa die monatlichen Kosten erhöhen, sind Sie als Kunde dieser Entscheidung zunächst ausgeliefert. Außerdem legen Sie sich meist auf einen recht langen Zeitraum fest – im Regelfall drei Jahre. Sollte sich in Ihrem Unternehmen in dieser Zeit etwa der Bedarf an Software ändern, wird es schwierig, schnell darauf zu reagieren.

Ein weiteres Problem ist die Datensicherheit: Kunden lagern mitunter sensible Unternehmensdaten auf externen Servern der Softwarehersteller. Gebrauchte Software ist hier eine echte Alternative. Vorteil 1: Sie haben die Datenhoheit. Vorteil 2: Sie behalten die Kostenkontrolle und den Überblick. Ihnen entstehen lediglich einmalige Anschaffungskosten. Versteckte Kosten durch Support oder Wartung gibt es nicht. Vorteil 3: Beim Kauf von gebrauchter Software sind Sie nicht langfristig gebunden. Vorteil 4: Die gebraucht gekauften Lizenzen sind Ihr Eigentum. Das bringt Ihnen Flexibilität. Sie können sie jederzeit wiederverkaufen und sogar Geld damit verdienen. Denn gebrauchte Software ist werthaltig und nutzt sich nicht ab. (CS)

Durch Cloud- und Mietmodelle können sich die Softwarekosten für Unternehmen schnell nach oben entwickeln. Diese Erfahrung machte auch Swedex. Vor drei Jahren fiel in dem Unternehmen die Entscheidung für ein Cloudmodell von Microsoft. „In den drei Jahren, in denen wir das Cloudmodell genutzt haben, sind die Kosten für uns auf das Doppelte angestiegen“, so Markus Schlichting, Head of IT bei Swedex. „Für die nächsten drei Jahre hätten wir weitere 400.000 Euro bezahlen müssen. Das war uns einfach zu viel.“

Nach umfangreichen Recherchen und der Prüfung durch Rechtsanwälte entschied sich das Unternehmen für gebrauchte Software von der PREO Software AG. Die Referenzen anderer namhafter Unternehmen sowie die bestehenden Urteile des BGH, die den rechtlichen Rahmen für den Handel mit gebrauchter Software festlegen, und an die sich PREO hält, überzeugten. Ein weiteres Auswahlkriterium war das »Safe3-System« und hier insbesondere die ausgelobte Auditsicherheit. „Falls unsere über die PREO gekauften Lizenzen wegen eines Transferfehlers bei einem Audit bemängelt werden, deckt die Versicherung etwaig entstehende Vermögensschäden bis zu einem Betrag von 10 Millionen Euro ab“, so Markus Schlichting, Head of IT bei Swedex. „Das gibt mir zusätzlich ein gutes Gefühl.“

Swedex benötigte eine große Anzahl Lizenzen, darunter Server- und Office-Lizenzen. PREO lieferte die gewünschten Produkte zu guten Preisen, so dass sich für den Bürobedarfshersteller aus Essen ein hohes Einsparpotenzial ergab. „Das ist – bezogen auf die Lizenzkosten – für mein Unternehmen eine Ersparnis von knapp 100.000 Euro“, errechnete der IT-Leiter. „Außerdem beträgt der Preis für die gebrauchten Lizenzen nur 47 Prozent im Vergleich zum Preis von Neuware. Bei gleicher Funktionalität ist das ein großer Sparvorteil für uns.“ Schlichting ist mit der geschäftlichen Abwicklung sehr zufrieden. „Ich würde PREO jederzeit weiterempfehlen.“

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