Date:

1 Dec 2020

Auteur:

PREO AG

Gestion des licences


Le groupe Gartner souligne l'importance d'une gestion précise des logiciels depuis 20 bonnes années. Une gestion correcte des licences et des contrats garantit la sécurité juridique, protège contre les frais additionnels et aide à la planification des décisions d'investissement optimisées en termes de coûts.

Mais apparemment, le message n'est pas encore passé partout. Alors qu'une étude de 2003 a montré une baisse des coûts allant jusqu'à 50 %, Gartner est toujours parvenu au même résultat effrayant qu'il y a quelques années :

  • « Selon Gartner, on dépense jusqu'à 60 % de trop dans les logiciels à cause d'une gestion insuffisante des licences. »*  


Et un autre chiffre est effarant :

  • Environ 38 % des licences logicielles achetées semblent s'accumuler dans des documents de licence inutilisés et ne sont jamais utilisées.



Cela ne devrait pas être le cas. Avec une gestion professionnelle des licences logicielles, vous pouvez réduire vos coûts informatiques de manière active, contrôler le cycle de vie des systèmes informatiques, optimiser les décisions d'achat et respecter plus facilement les dispositions légales.

Les grandes entreprises utilisent les outils SAMLes grandes entreprises utilisent les outils SAM

Alors que la plupart des grandes entreprises ont maintenant « professionnalisé » leurs stocks de licences avec les outils SAM, les petites et moyennes entreprises et de nombreuses startups manquent de structures de documentation claires.

Cette désorganisation peut ...

  • coûter de l'argent,
  • mobiliser de la main-d'œuvre,
  • créer des risques potentiellement coûteux.



Le problème commence souvent par des canaux d'approvisionnement et des processus d'installation désordonnés, puis s'étend au manque d'archivage central de tous les documents contractuels.

La mauvaise distribution des licences non utilisées ou le fait qu'elles ne soient pas vendues de manière cohérente semble très fréquent. Et si les fabricants de logiciels annoncent un audit, les conséquences du manque de gestion des licences seront vite douloureuses.

Ne prenez pas la conformité des logiciels à la légère

La conformité des licences logicielles ne représente pas un effort important, tant que vous appliquez systématiquement un système efficace.

Les outils SAM proposés aujourd'hui par différents fabricants vous permettent de comparer à tout moment et le plus facilement possible votre inventaire de licences et les installations.

Les outils doivent également garantir que les licences de toutes les installations

  • sont disponibles de manière transparente
  • et que leur utilisation est couverte par les clauses contractuelles.



Les frais de régularisation pourraient sinon être importants en cas de constatation d'un dépassement du nombre de licences déployées lors d'un audit. En effet, non seulement vous payerez très rapidement, mais cela engendrera aussi un surcoût important. La raison : La clause de 5 % indiquée dans la plupart des conditions générales des fabricants de logiciels.

Elle prévoit ce qui suit : En cas de constatation d'un dépassement de plus de 5 % de licences déployées pour un produit logiciel, vous devez prendre en charge, en plus du coût des licences supplémentaires, les frais additionnels d'audit du fabricant.

Simplifiez-vous la gestion de vos actifs logiciels avec un outil SAM

Un outil SAM vous permet d'enregistrer systématiquement toutes les licences existantes dans une base de données. La base de données montre alors à tout moment de manière rapide et précise :

  1. les licences actuellement utilisées,
  2. les licences non utilisées,
  3. les installations auxquelles aucune licence n'est attribuée,
  4. et, selon l'outil, d'autres aspects importants pour les gestionnaires de licences.

Un manque ou un surnombre de licences peut être déterminé sans un long travail d'inventaire.

Compenser un manque de licences à moindre coût

Si vous souhaitez équilibrer les écarts, nous vous aiderons avec plaisir d'une manière apportant bien sûr de véritables avantages financiers à votre entreprise. Avec nous, vous pouvez même acquérir un grand nombre de licences de logiciels d'occasion à court terme.

Nos licences d'occasion proviennent souvent de stocks excédentaires d'autres entreprises ; elles sont moins chères que les produits neufs, mais tout aussi sûres : elles réussissent les audits logiciels. C'est notre sécurité d'audit à 100 %.

Et si vous avez constaté un surnombre de licences ? Dans ce cas, nous sommes également votre interlocuteur et sommes à votre disposition pour reprendre vos licences excédentaires - à un prix avantageux pour votre entreprise.

À partir de quel moment votre entreprise devrait-elle avoir un gestionnaire de licences ?

Le travail de Torsten Groll, « 1×1 des Lizenzmanagements » (La base du gestionnaire de licence), sur lequel nous nous appuyons également ici, répond très bien à cette question. L'auteur du livre l'indique clairement : le travail du gestionnaire de licences est complexe. Une connaissance approfondie des logiciels est tout aussi importante qu'une connaissance détaillée de la loi sur les droits d'auteur et des nombreux types de droits d'utilisation des produits et des licences.

Le travail du gestionnaire de licence repose sur une connaissance précise du type et du nombre de logiciels disponibles dans l'entreprise. Plus l'entreprise est grande, plus il est difficile de garder une vue d'ensemble. Et pourtant, c'est extrêmement important. Parce que la réussite de votre entreprise lors d'un audit dépend en grande partie du savoir-faire du gestionnaire de licence.

Il n'existe pas de formule générale pour savoir à partir de quel effectif une entreprise devrait avoir un gestionnaire de licences. Nous recommandons même aux plus petites entreprises d'avoir au moins un employé qui s'occupe de la gestion des licences et soit l'expert en la matière dans l'entreprise. Et chaque entreprise devrait commencer le plus tôt possible à utiliser un outil SAM pour avoir une meilleure vue d'ensemble de son propre inventaire de logiciels.

Les questions auxquelles les services informatiques devraient pouvoir répondre à tout moment

  • Est-ce que le stock actuel de PC, serveurs et autres équipements informatiques est accessible directement ?
  • Connaissez-vous les interactions en matière de droits de licence qui s'appliquent aux environnements virtuels exploités par l'entreprise ?
  • Est-ce que le droit d'utilisation appliqué est toujours compatible pour un fonctionnement correct en vertu de la loi sur les licences ?
  • Combien y a-t-il d'applications logicielles différentes dans l'entreprise et sont-elles vraiment toutes utilisées ?
  • Qui s'occupe de l'acquisition centralisée ou décentralisée des logiciels ?
  • Est-ce que les documents contractuels sont gérés de manière centralisée ?
  • Qu'arrive-t-il au logiciel qui n'est plus utilisé ou qui est désinstallé ?
  • Est-ce que les changements d'utilisation sont ajustés régulièrement dans les contrats ?
  • Est-ce que les employés peuvent installer un logiciel sans autorisation ?
  • Votre entreprise a-t-elle des lignes directrices pour l'utilisation des logiciels et sont-elles contrôlées ?



L'intérêt de connaître les réponses à ces différentes questions est clair : avant un audit, vous pouvez compenser un manque ou une erreur de licences à faible coût. Par exemple avec les logiciels d'occasion vérifiés que vous achetez chez PREO. Vous y trouverez des licences d'occasion sûres en termes d'audit et contrôlées par le service juridique de PREO jusque dans les moindres détails.

L'avantage : PREO garantit une réelle transparence et révèle la chaîne des droits. Celle-ci inclut pour tous nos transferts la preuve du type de contrat d'origine du logiciel (y compris les numéros de contrat), l'identité des anciens propriétaires du logiciel, la preuve de désinstallation correcte du logiciel et l'historique détaillé des mises à jour. Les gestionnaires de licences peuvent également consulter ces informations en ligne sur notre portail de licences réservé aux clients.


Sources

Ernst Tiemeyer: Kosteneinsparungen durch Software-Lizenzmanagement, (ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung)

Management Update: IT Asset Management Stages Form the Stairway to Success, 10 September 2003, Autorin: Patricia Adams IGG-09102003-01

Groll, Torsten: 1×1 des Lizenzmanagements. Praxisleitfaden für Lizenzmanager. 3. Auflage. Hanser, München, 2016, S. 6.