Il segreto per gestire le licenze con successo: risparmiate denaro, rischi e risorse

Il Gruppo Gartner sottolinea da ben 20 anni l’importanza di una gestione accurata dei software. Una corretta gestione delle licenze e dei contratti garantisce la certezza del diritto, protegge da pagamenti pecuniari e fornisce un aiuto alla pianificazione per decisioni di investimento ottimizzate in termini di costi.

Tuttavia, a quanto pare questi elementi positivi non giungono alle orecchie di tutti. Mentre uno studio del 2003 ha rilevato un risparmio di costi fino al 50%, pochi anni fa Gartner è giunto quasi alla stessa spaventosa conclusione:

• “Secondo Gartner, a causa di una gestione inadeguata delle licenze le aziende registrano un eccesso di spesa per i software fino al 60%.” *  

C’è anche un’altra cifra sorprendente:

• circa il 38% delle licenze di software acquistate rimanere nei file di licenza senza mai essere utilizzato.

Questo non è di certo uno scenario ideale. Con una gestione professionale delle licenze software, è possibile ridurre attivamente i costi informatici, monitorare il ciclo di vita del prodotto dei sistemi IT, ottimizzare le decisioni di approvvigionamento e rispettare più facilmente le norme di legge.

Le grandi imprese usano strumenti SAM

Mentre la maggior parte delle grandi imprese ha ormai professionalizzato i propri inventari di licenze con strumenti SAM, le piccole e medie imprese e molte start-up non dispongono di strutture di documentazione chiare.

Questa mancanza di organizzazione può risultare in:

• dispendio di denaro,
• massiccio ricorso alla manodopera,
• rischi potenzialmente costosi.

Il problema spesso inizia con canali di approvvigionamento e processi di installazione disorganizzati e si estende poi alla mancanza di un’archiviazione centralizzata di tutti i documenti contrattuali.

Il fatto che le licenze non utilizzate non siano distribuite meglio o vendute in modo coerente sembra essere prassi piuttosto comune. Se, oltre a ciò, i produttori di software annunciano un audit, le conseguenze di una mancata gestione delle licenze diventano rapidamente dolorosamente tangibili.

Non prendete alla leggera la conformità dei software

La conformità delle licenze software non è un problema di onere elevato se si adotta un buon sistema in modo coerente.

Gli strumenti SAM offerti oggi da vari fornitori sono tutti volti a rendere il più semplice possibile la riconciliazione tra l’inventario delle licenze e le installazioni in qualsiasi momento.

Inoltre, gli strumenti devono garantire che le licenze di tutte le installazioni

• siano trasparenti
• e che l’uso delle clausole contrattuali sia assicurato.

In caso contrario, vi è il rischio di incorrere in pagamenti supplementari, se durante un audit vengono scoperte sublicenze. In tal caso, non solo dovrete pagare in fretta, ma anche molto di più. Il motivo: la clausola del 5%, inclusa nei termini e condizioni della maggior parte dei produttori di software.

Tale clausola stabilisce quanto segue: se per un software risultano esservi sublicenze che superano il 5%, oltre alla dovuta licenza successiva è necessario pagare anche i costi del produttore per l’audit.

Semplificate il Software Asset Management con uno strumento SAM

Con uno strumento SAM è possibile registrare sistematicamente tutte le licenze esistenti in una banca dati. La banca dati mostrerà quindi sempre velocemente e in modo preciso quanto segue:

1. le licenze attualmente in uso,
2. le licenze non utilizzate,
3. le installazioni alle quali non è assegnata alcuna licenza,
4. e, a seconda dello strumento, altri elementi importanti per i gestori delle licenze.

Le sovralicenze e sublicenze possono quindi essere rilevate senza noiosi lavori di inventario.

Compensare le sublicenze a prezzi ragionevoli

Se volete compensare le discrepanze, saremo lieti di aiutarvi, e naturalmente in modo che ciò sia economicamente conveniente per la vostra azienda. Da noi potete acquistare con breve preavviso anche una grande quantità di licenze software usate.

Le nostre licenze usate spesso provengono da stock in eccedenza di altre aziende, sono più economiche rispetto a quelle nuove, ma altrettanto sicure: sono licenze che hanno superato audit di software. Questo è ciò che rappresenta la nostra sicurezza di audit al 100%.

E cosa fare se avete rilevato una licenza in eccesso? Anche in questo caso, siamo il vostro partner di fiducia e siamo a vostra disposizione per rilevare le vostre licenze in eccesso a un prezzo conveniente.

Da quando la vostra azienda dovrebbe disporre di un gestore delle licenze?

In merito a questo tema risulta ancora molto informativa l’opera di Torsten Groll “1x1 des Lizenzmanagers” (1x1 del gestore delle licenze, disponibile in tedesco), alla quale ci affidiamo anche qui. L’autore dice chiaramente che il lavoro di un gestore delle licenze è complesso. Un’ampia conoscenza del software è importante tanto quanto una conoscenza giuridica dettagliata del diritto d’autore e dei molteplici tipi di diritti d’uso dei prodotti e delle licenze.

Il lavoro dei gestori delle licenze si basa su una conoscenza precisa del tipo e del numero di software disponibili in azienda. Più grande è l’azienda, tanto più risulta difficile mantenere una visione d’insieme. Eppure, ciò è estremamente importante. Dopo tutto, il fatto che la propria azienda superi o meno un audit dipende in larga misura dal know-how del gestore delle licenze.

Non esiste una formula generale che stabilisce il numero di dipendenti a partire dal quale un’azienda dovrebbe avere un gestore delle licenze. Raccomandiamo anche alle aziende più piccole di avere almeno un dipendente che si occupi del tema della gestione delle licenze e che diventi l’esperto in materia all’interno dell’azienda. Inoltre, ogni impresa dovrebbe iniziare il prima possibile a usare uno strumento SAM per tenere traccia del proprio inventario di software in modo più semplice e chiaro.

I reparti IT devono poter rispondere alle seguenti domande in qualsiasi momento

• L’inventario attuale di PC, server e altre apparecchiature informatiche è direttamente accessibile?
• Sono noti i rapporti di licenza che si applicano agli ambienti virtuali gestiti dall’azienda?
• Il diritto di utilizzo applicato è ancora adeguato per il corretto funzionamento ai sensi della legge sulle licenze?
• Quante applicazioni software diverse sono presenti in azienda? Sono tutte utilizzate?
• Da chi vengono acquistati i software a livello centrale o decentralizzato?
• I documenti contrattuali sono gestiti in una sede centrale?
• Cosa succede con i software che non vengono più utilizzati o che vengono disinstallati?
• Le modifiche d’uso sono regolate regolarmente nei contratti?
• I software possono essere installati dai dipendenti senza autorizzazione?
• La vostra azienda attua delle politiche per la gestione dei software e, se sì, sono controllate?

Conoscere questi punti offre vantaggi concreti: prima di un audit, si può ancora compensare la sublicenza e l’errata concessione di licenze in modo economicamente vantaggioso. Ad esempio con software usati verificati acquistabili presso PREO. Da noi riceverete licenze usate a prova di revisione che sono state accuratamente controllate dall’ufficio legale di PREO.

Il vantaggio: PREO assicura una totale trasparenza e divulga la catena dei diritti. Ciò, in tutti i nostri trasferimenti, include la documentazione attestante il tipo di contratto da cui proviene il software (ivi compresi i numeri di contratto), chi erano i precedenti proprietari e se questi hanno disinstallato correttamente il software, nonché i dettagli sulla cronologia degli aggiornamenti. I gestori delle licenze possono anche visualizzare queste informazioni online nel nostro portale delle licenze per clienti.


Bibliografia

Ernst Tiemeyer: Kosteneinsparungen durch Software-Lizenzmanagement, (ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung)

Management Update: IT Asset Management Stages Form the Stairway to Success, 10 September 2003, Autorin: Patricia Adams IGG-09102003-01

Groll, Torsten: 1×1 des Lizenzmanagements. Praxisleitfaden für Lizenzmanager. 3. Auflage. Hanser, München, 2016, S. 6.