Blog

WELKOM OP DE PREO BLOG

Het laatste kwartaal van het jaar 2017 is nog maar net begonnen, toch zijn veel licentiemanagers al bezig met de jaarplanning 2018. Een fout, want u geeft eventueel zo onnodig geld weg. Als de IT-begroting niet geheel is opgebruikt, verliest uw IT-afdeling het hoogstwaarschijnlijk.

Nu licentiebestanden controleren

Juist in de laatste weken van het jaar loont het de moeite om eens te kijken naar de licentiebestanden van het bedrijf. Hebben we alle licenties die we nodig hebben? Zijn er licenties in het bestand waarvoor de externe support is verlopen (b.v. Office 2007, Exchange, Visio)? Zouden we door de audit komen met onze licenties? Indien bij het controleren wordt vastgesteld dat er onvoldoende licenties zijn, kan de beschikbare begroting heel goed worden gebruikt om in gebruikte software te investeren. Software slijt namelijk niet en is met dezelfde features tot wel 50% goedkoper dan nieuwe software. Bovendien ontstaan door de aankoop van gebruikte software geen lopende maandelijkse kosten voor het softwaregebruik. U bespaart dus volgend jaar ook geld.

Veiligheid bij het kopen van gebruikte software: het grote voordeel

Onze licenties zijn niet alleen goedkoop, maar ook veilig. Licenties die worden verkocht door PREO worden eerst grondig gecontroleerd door onze rechtsafdeling. Daarna komen ze door iedere software-audit. Daarvoor staat onze auditgarantie. Verder krijgen klanten van ons informatie over de rechten. Dit betekent dat we bij onze transfers het bewijs leveren, uit welk soort contract de software komt (incl. contractnummer), wie de eigenaars waren en of deze de software juist hebben gede-installeerd. We stellen ook details over de update-geschiedenis ter beschikking. Onze overdrachten zijn verzekerd tegen transferfouten. De verzekering dekt mogelijke ontstane financiële schaden tot een bedrag van 10 miljoen euro. (bt)

Wacht niet langer

Bij vragen helpen onze licentie-experts u graag verder, gratis en vrijblijvend.

Hotline: 00800.429 328 00

Door Maximilan Vöge, accountmanager bij PREO Software AG

Stelt u zich eens voor, u kunt uw favoriete, tweedehandsauto heel gunstig kopen. Het beste: de auto is gloednieuw. Geen deukje, geen krasje en geen versleten onderdelen die duur moeten worden vervangen. Precies zo functioneert gebruikte software. De software biedt alle features en functioneert precies zoals op de eerste dag. Bovendien is de software echt goedkoop.

Natuurlijk zijn onze klanten ondanks de goede prijs, die vaak wel 50 procent onder de nieuwe waarde ligt, kritisch. Want ook al verandert er niets in de functies, er moet wel aan van alles worden gedacht. Vooral de omvang van onderhoud en support zijn van groot belang.

Als het bedrijf een supportcontract wenst af te sluiten, dan is dit voor veel van onze gebruikslicenties altijd mogelijk. Hiervoor werken we samen met bekende IT-bedrijven die onze klanten een kwalitatief hoogwaardige service met IT-experts kunnen bieden.

Wat betreft de veiligheid doet gebruikte software niet aan nieuwe ten onder. Er verandert namelijk niets aan het recht op reparatie en actualisatie. Gebruikte software blijft net zo veilig door regelmatige updates en patches van de softwarefabrikant als nieuwe software.

Heeft u belangstelling voor onze zo goed als nieuwe ‘gebruikte producten’ tegen bijzonder gunstige condities? Meldt u zich dan bij ons verkoopteam. 00800-42932800 (mv)

Door Michael Junker, accountmanager bij PREO Software AG

Bij het kopen van veel producten is voor ons tegenwoordig de herkomst heel belangrijk. Uit welk land komt de tomaat, waar is onze nieuwe auto gebouwd en wat kreeg de koe te eten voordat zij op ons bord belandt? De kennis over het waar en hoe stelt ons gerust, geeft ons een veilig gevoel.

Bij PREO hebben we veel nagedacht over de veiligheid van gebruikte software. Al jaren geleden hebben we de beslissing genomen om de informatie over de herkomst van de software transparant te maken. Dat begint al bij het toegankelijk maken van de rechten. Onze klanten komen te weten wie de vorige eigenaars waren en uit wat voor een contract de software komt. Ook de contractnummers geven we aan onze klanten door. En heel belangrijk: de schriftelijke verklaring dat de software door de vorige eigenaar correct is gedeinstalleerd. Dat is namelijk een van de meest belangrijke rechtelijke voorwaarden en wordt uitdrukkelijk verlangd door het hoogste Duitse gerechtshof en het Europese gerechtshof.

De uitvoerige informatie die we voor iedere licentie ter beschikking stellen in het licentieportaal zorgt voor meer veiligheid voor onze klanten. Zo wordt de angst voor de volgende software-audit weggenomen. Ik hoor vaak dat klanten bij het kopen van PREO-licenties een ‘goed gevoel’ hebben. Dat vind ik fijn want ik weet dat klanten die met onze licenties door een audit komen, graag opnieuw bij ons zullen kopen.

Het werk van een licentiemanager is complex. Een brede kennis van de software is net zo belangrijk als gedetailleerde, juridische kennis op het gebied van auteursrecht, productrecht en het recht op gebruik van licenties. Daar komen tegenwoordig met virtualisatie en cloud computing nog nieuwe of andere contractvormen en de bijbehorende individuele gebruiksrechten bij. Licentiemanagers moeten precies weten welke en hoeveel softwareproducten in hun bedrijf worden gebruikt. En deze kennis moet te allen tijde kunnen worden opgevraagd. Hoe groter het bedrijf, des te moeilijker wordt het om hierop een overzicht te behouden. Toch is dat enorm belangrijk. Of het eigen bedrijf door een audit komt of niet, hangt namelijk in hoge mate af van de knowhow van de licentiemanager. ab.


De volgende vragen moeten IT-afdelingen kunnen beantwoorden*: 

    1. Kan het actuele bestand van pc’s, servers en ander IT-equipment worden opgevraagd?

 

    1. Zijn de verbanden van de licentierechten bekend, die van toepassing zijn wanneer in virtuele omgevingen toepassingen worden uitgevoerd? Past het tot heden toegepaste gebruiksrecht nog bij het juiste gebruik inzake het licentierecht?

 

    1. Hoeveel verschillende softwaretoepassingen zijn er in het bedrijf en worden deze ook daadwerkelijk allemaal gebruikt?

 

    1. Wordt de software centraal of decentraal aangeschaft en door wie?

 

    1. Worden de contracten op een centrale plaats beheerd?

 

    1. Wat gebeurt er met de software als deze niet meer wordt gebruikt of wordt gede-installeerd? Wordt dit in de contracten regelmatig aangepast?

 

    1. Kan software door medewerkers ook zonder toestemming worden geïnstalleerd?

 

  1. Beschikt het bedrijf over richtlijnen voor het omgaan met software? Houdt men zich aan deze richtlijnen?

 

De kennis hierover heeft een concrete achtergrond: voor een audit kunnen ontbrekende of foutieve licenties nog goedkoop worden vervangen. Bijvoorbeeld door goedgekeurde, gebruikte software. En daarvoor is PREO de juiste partner. Onze licentie-experts ondersteunen al 10 jaar lang bekende bedrijven uit verschillende branches en openbare instanties. Voor onze licenties geven we trouwens een audit-zekerheid. De licenties worden eerst grondig gecontroleerd door onze rechtsafdeling. We werken voor onze klanten heel transparant en stellen informatie over de rechten ter beschikking. Dit betekent dat we bij onze transfers het bewijs leveren uit welk soort contract de software komt (incl. contractnummer), wie de eigenaars waren en of deze de software juist hebben gede-installeerd en we stellen ook details over de update-geschiedenis ter beschikking. Deze informatie staat 24/7 tot uw beschikking in het licentieportaal. Bovendien zijn we verzekerd voor het geval dat er desondanks problemen zouden zijn bij de audit. De verzekering dekt mogelijk ontstane financiële schade tot een bedrag van 10 miljoen euro. bt

*Bron: Groll, Torsten: 1×1 des Lizenzmanagements. Praxisleitfaden für Lizenzmanager. 3e oplage. Hanser, München, 2016, S. 6.

1. Kies een serieuze aanbieder

Bij het kopen van tweedehands software via internet kun je heel snel met onbetrouwbare aanbieders te maken krijgen. Bekijk dus heel nauwkeurig met welke handelaar je te maken hebt. Grote handelaars herken je bijvoorbeeld aan het publiceren van de licentietransfer-keten en het vermogen ook grotere hoeveelheden te leveren.

 

2. Correcte overdracht van de licentie

Bij het kopen van tweedehands software is de juiste en volledige overdracht van licenties van groot belang. De EuGH heeft besloten dat software alleen dan doorverkocht mag worden wanneer de verkoper deze niet verder gebruikt. Laat daarom de vorige eigenaar van de gebruiksrechten schriftelijk bevestigen dat hij alle installaties van de software heeft verwijderd.

 

3. 3. Geschikte versie kiezen

Er staan actuele, maar ook oudere versies ter beschikking op de markt van tweedehands software. Omdat de nieuwste versie soms beduidend grotere eisen stelt aan de hardware en bovendien veel inwerking verlangt, is een ouder model vaak de betere keuze. Het kopen van gebruikte software is dan vaak het enige alternatief omdat de fabrikanten alleen de nieuwste versie aanbieden waarvoor dan een downgrade nodig zou zijn. BT BT

Het jaar loopt ten einde en dus wordt er over de nieuwe IT-begroting nagedacht. Controleer voordat u in een mogelijk te hoge begroting begint te schrappen eerst of u licenties heeft die u niet meer gebruikt. Want die zouden uw begroting misschien wel kunnen verhogen.

Aan deze vier basisvoorwaarden moet zijn voldaan:

1. De niet meer benodigde licenties zijn voor het eerst in de EU of EER in de handel gebracht
Voor alle leden van de Europese Unie geldt bij het verkopen van gebruikte software het beginsel van de uitputting. Uitputting betekent dat met goederen die met toestemming van de houder van het recht in de EU of EER in de handel zijn gebracht, daarna ook vrij in dit gebied mag worden gehandeld. Het distributierecht is dus ‘uitgeput’ na het in de handel brengen in de EU of EER en het doorverkopen van de software is legaal.

2. Alleen gekochte software kan worden overgedragen
De handel met gebruikte software is toegestaan als het om software gaat die ‘door verkoop in de handel is gebracht’, dus is verkocht. Software uit lopende leasing- of huurcontracten kan niet worden doorverkocht.

3. Licenties uit volume-overeenkomsten kunnen ook gedeeltelijk worden verkocht
Ook wat dit betreft bestaat er wettelijke duidelijkheid. Bij de licenties van een volume-overeenkomst gaat het steeds om zelfstandige gebruiksrechten die zelfstandig kunnen worden overgedragen. Het is dus mogelijk een deel van de licenties te houden en een ander deel te verkopen. Een uitzondering vormen alleen de client-server-netwerken.

4. Licenties worden voor de verkoop onbruikbaar gemaakt
Verder moeten de licenties die verkocht worden voor de verkoop onbruikbaar worden gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan door een de-installatie en dit wordt schriftelijk gedocumenteerd.

Als u beschikt over niet gebruikte softwarelicenties, is het nu de geschikte tijd om deze te verkopen. Door onze jarenlange expertise zijn we voor onze klanten een veilige partner wanneer het gaat om het aan- en verkopen van gebruikte software. We stellen voor uw niet gebruikte softwarelicenties een serieuze en gefundeerde offerte op. Snel, eenvoudig en betrouwbaar. (bt)

1. U bespaart geld
Marktanalisten adviseren het kopen van tweedehands software omdat daardoor de uitgaven voor software duidelijk worden verlaagd. Besparingen van meer dan 50 procent vergeleken met nieuwe software zijn haalbaar. Behalve de aanschaffingskosten worden dankzij de standaardisering ook de administratiekosten duidelijk gereduceerd. En terwijl de kosten voor een huur- en cloudmodel na verloop van tijd behoorlijk kunnen stijgen, zijn de kosten voor tweedehands software eenmalig en transparant.

 

2. U ontvangt een kwalitatief hoogwaardig product
Software slijt niet, behoudt zijn waarde en is altijd met dezelfde functies uitgerust als op de dag van de eerste installatie. Ook de veiligheidsupdates van de producent blijven ter beschikking staan. Het installeren is overigens evenzo eenvoudig als bij de nieuwe software of bij cloudmodellen.

 

3. Tweedehands software is veilig
BGH en EuGH hebben voorwaarden gedefinieerd waaraan moet worden voldaan voor een rechtmatige handel met gebruikte software. Onze licenties worden overeenkomstig gecontroleerd. Met het interne veiligheidssysteem “Safe3-System” gaan we nog een stapje verder. Wie bij ons koopt, weet uit welk contract de software komt (incl. contractnummer), wie de eigenaars waren en of deze de software juist hebben gedeïnstalleerd. Ook worden de details over de updategeschiedenis beschikbaar. Alle informatie staat 24/7 tot uw beschikking in het licentieportaal. We leveren complete transparantie voor een 100% zekere audit. BT

Analysen van de Gartner Group* hebben al tien jaar geleden aangetoond dat bedrijven die beschikken over een functionerend licentiemanagement kosten kunnen besparen van 30 tot 50 procent. Veel grote bedrijven hebben sindsdien hun licentiebestanden met behulp van SAM-tools geprofessionaliseerd. Voor grotere uitdagingen staan middenstandsbedrijven. Zij moeten jarenlang gebruikte structuren opnieuw overdenken en veranderen. Maar ook jonge, dynamische bedrijven zijn betroffen. Voor startups is het vaak een grote uitdaging om tijdens de snelle groeifase hun bedrijfsprocessen continu aan te passen aan nieuw ontstane eisen.

Op het gebied van licenties begint dat bij niet gedefinieerde interne mogelijkheden voor het aanschaffen en installeren. Vaak ontbreekt een centrale archivering van alle contracten. Daarnaast zijn er nog medewerkers die zelf programmaís op hun pcís zetten. Niet gebruikte licenties worden meestal niet op andere plaatsen ingezet, noch worden ze doorverkocht. Als dan de softwareproducenten een audit aankondigen, wordt het ontbreken van een goed licentiemanagement pas echt duidelijk.

Om ëcompliantí te zijn, moet het licentiebestand steeds met de daadwerkelijk geÔnstalleerde programmaís worden vergeleken. Het moet transparant zijn welke licenties er zijn en het gebruik moet met de inhoud van de contracten overeenstemmen. In het uiterste geval moet er worden nabetaald als er bij een audit wordt vastgesteld dat er licenties ontbreken. In de meeste algemene voorwaarden van de softwaremakers staat een zogenaamde 5%-clausule. Dit betekent dat wanneer wordt vastgesteld dat er meer dan 5% aan licenties ontbreekt, de kosten voor de nieuwe licenties en voor de audit door het bedrijf moeten worden betaald.

Zorg er dus voor dat u op tijd een systeem heeft dat alle licenties registreert waarover uw bedrijf beschikt. Dat wil zeggen: licenties die op dit moment worden gebruikt, maar ook licenties die ongebruikt liggen opgeslagen. Wanneer u dan vaststelt dat u te veel of te weinig licenties heeft, helpen wij u graag verder. Bij ons kunt u heel snel ook een groot aantal gebruikte softwarelicenties kopen. Onze licenties zijn gunstiger dan nieuwe licenties, maar net zo veilig: ze komen door softwareaudits, daarvoor staat onze 100% auditgarantie. En als u heeft gemerkt dat u te veel licenties heeft, dan verkopen we deze licenties voor u voor een goede prijs. Een gesprek met ons loont in ieder geval. (bt)

Management Update: IT Asset Management Stages Form the Stairway to Success, 10 September 2003, Autorin: Patricia Adams IGG-09102003-01

Door Chris Schlensog, Sales Manager bij Preo Software AG
Huur-software is bezig aan een echte boom. De redenen hiervoor liggen voor de hand: de door de fabrikant geprezen dienstverlening, zoals onderhoud, maar ook een aanvankelijk gunstige maandelijkse bijdrage met volledige gebruiksrechten vanaf de eerste dag trekken klanten aan. Wat veel bedrijven in eerste instantie niet overwegen: door software te huren, verliezen ze hun onafhankelijkheid en keuzevrijheid. Door het huren van softwarelicenties is men namelijk vooral afhankelijk van de softwarefabrikant. Als deze de maandelijkse kosten verhoogt, kunt u als klant niet meer doen dan deze beslissing accepteren. Het is vaak zo dat u zich verplicht tot een betrekkelijk lange looptijd – meestal drie jaar. Als de behoefte aan software in uw bedrijf na verloop van tijd verandert, wordt het moeilijk om snel te reageren.

Een ander probleem is de gegevensbeveiliging: klanten bewaren soms gevoelige bedrijfsgegevens op externe servers van de softwarefabrikant. Gebruikte software is hier een betrouwbaar alternatief. Voordeel 1: u heeft beheer over uw gegevens. Voordeel 2: u houdt het overzicht en het kostenplaatje zelf in het oog en betaalt alleen de aanschaffingskosten. Er zijn geen verborgen kosten voor support of onderhoud. Voordeel 3: wanneer u gebruikte software koopt, bent u niet gebonden op lange termijn. Voordeel 4: de aangeschafte, gebruikte licenties zijn uw eigendom. Dat geeft u flexibiliteit. U kunt deze op elk moment doorverkopen en er zelfs geld mee verdienen, want gebruikte software is waardevol en slijt niet.

Bedrijven kunnen hun softwarekosten snel zien oplopen door het gebruik van cloud- en huurmodellen. Ook Swedex weet dit uit eigen ervaring. Drie jaar geleden heeft het bedrijf gekozen voor een cloudmodel van Microsoft. “In de drie jaar dat wij het cloudmodel gebruikt hebben, zijn de kosten voor ons verdubbeld,” aldus Markus Schlichting, Head of IT van Swedex. “In de komende drie jaren zouden de kosten oplopen tot nog eens 400.000 euro. Dat vonden wij simpelweg te veel.”

Na omvangrijke recherche en juridische inspectie door advocaten, besloot het bedrijf tweedehands-software van PREO Software AG te gebruiken. Swedex werd mede overtuigd door de referenties van andere bekende onderneming, alsook de rechtspraak van het Duitse Bundesgerichtshof – dat de juridische kaders vastlegt voor de handel met tweedehands software –, en waar PREO zich aan houdt. Een ander selectiecriterium was het »Safe3-System«, en de geprezen audit-garantie in het bijzonder. “Indien vastgesteld dat licenties, die we via PREO aangeschaft hebben, vanwege een storing bij de transfer niet-toereikend zijn tijdens een audit, dekt de verzekering eventuele financiële schade tot een bedrag van 10 miljoen euro. Dat geeft mij een zeker gevoel.”

Swedex had een groot aantal licenties nodig, waaronder server- en Office-licenties. PREO leverde de gewenste producten voor aantrekkelijke prijzen; dit resulteerde in veel besparingspotentieel voor de fabrikant van kantoorartikelen uit Essen. “Mijn onderneming bespaart nu 100.000 euro op licentiekosten”, rekent het Hoofd van de IT-afdeling voor. “Daarnaast kosten tweedehands licenties slechts 47 procent van de prijs van nieuwe producten. Wij besparen veel geld en behouden dezelfde functionaliteiten.” Schlichting: “Ik ben zeer tevreden met de afhandeling van de transactie, en zal PREO op ieder moment aanbevelen.”

    Aanvullende links voor u: