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Case Swedex GmbH

Zurück in die Zukunft: Wie Swedex mit gebrauchter Software viel Geld spart

Kostenspirale Office 365
Durch Cloud- und Mietmodelle können sich die Softwarekosten für Unternehmen schnell nach oben entwickeln. Diese Erfahrung machte auch Swedex. Das Unternehmen mit Sitz in Essen hat aktuell 280 Mitarbeiter und produziert bereits seit über 30 Jahren Büromaterialien. Vor drei Jahren fiel die Entscheidung für ein Cloudmodell von Microsoft. „In den drei Jahren, in denen wir das Cloudmodell genutzt haben, sind die Kosten für uns auf das Doppelte angestiegen“, so Markus Schlichting, Head of IT bei Swedex. „Für die nächsten drei Jahre hätten wir weitere 400 000 Euro bezahlen müssen. Das war uns einfach zu viel.“

Die IT-Abteilung fing an, nach Alternativen zu recherchieren. Im Internet stieß sie auf die PREO Software AG, die mit günstigen Preisen und sicheren Transferprozessen warb. Zunächst aber überwog die Skepsis, ob gebrauchte Lizenzen auch einem Softwareaudit standhalten würden. Diese Überlegungen kamen nicht von ungefähr: Swedex wurde bereits während der Cloudphase auditiert. Damals ging alles gut. Und so sollte es auch sein, falls Microsoft nach dem Ausstieg aus der Cloud erneut Prüfer beauftragen würde.

Auditsicherheit mit geprüfter Gebrauchtsoftware
Markus Schlichting wandte sich an PREO und schilderte seine Ausgangssituation. „Ich wurde sehr gut beraten. Meine Sorgen wurden ernst genommen und meine Fragen ausführlich beantwortet.“ Die Lizenz- und Rechtsexperten der PREO konnten die Bedenken von Swedex gegenüber gebrauchter Software auflösen. Die Referenzen anderer namhafter Unternehmen sowie die bestehenden Urteile des BGH, die den rechtlichen Rahmen für den Handel mit gebrauchter Software festlegen, und an die sich PREO hält, überzeugten. Ein weiteres Auswahlkriterium war das „Safe3System“ und hier insbesondere die ausgelobte Auditsicherheit. „Falls unsere über die PREO gekauften Lizenzen wegen eines Transferfehlers bei einem Audit bemängelt werden, deckt die Versicherung etwaig entstehende Vermögensschäden bis zu einem Betrag von 10 Millionen Euro ab. Das gibt mir ein gutes Gefühl.“

Die Offenlegung der Rechtekette war außerdem ein wichtiges Entscheidungskriterium für gebrauchte Software von PREO. Diese beinhaltet bei Transfers den Nachweis, aus welcher Art von Vertrag die Software stammt (inkl. Vertragsnummern), wer die Eigentümer waren und ob diese die Software ordnungsgemäß deinstalliert haben sowie Details aus der Updatehistorie.

Hohe Einsparpotenziale
Swedex benötigte insgesamt eine große Anzahl Lizenzen, darunter Server- und Office Lizenzen. PREO lieferte die gewünschten Produkte zu guten Preisen, so dass sich für den Bürobedarfhersteller aus Essen ein hohes Einsparpotenzial ergab. „Das ist – bezogen auf die Lizenzkosten – für mein Unternehmen eine Ersparnis von knapp 100.0000 Euro“, errechnete der IT-Leiter. „Außerdem beträgt der Preis für die gebrauchten Lizenzen nur 47 Prozent im Vergleich zum Preis von Neuware. Bei gleicher Funktionalität ist das ein großer Sparvorteil für uns.“

Unkomplizierte Lizenzübertragung
Der Kauf der Gebrauchtsoftware ging schnell und unkompliziert. „Ich habe nichts zu bemängeln“, so Markus Schlichting. „Die Produkte kamen schnell und auch die Installation verlief unkompliziert. Für mich gab es keine spürbaren Unterschiede im Vergleich zur Cloud Software. Ich empfehle PREO gern weiter.“ Sein Fazit: „Jeder, der aus der Cloud wieder aussteigen möchte, sollte gebrauchte Software als Alternative ganz oben auf dem Zettel haben.“

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