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Case: Dorint Hotels & Resorts

Dorint Hotels setzen bei Hard- und Software auf Second Hand-Lösungen

Die neue Dorint GmbH gehört zu den führenden Hotelketten auf dem deutschen Markt. Für die IT-Ausstattung der europaweit 38 Dorint Hotels & Resorts in Deutschland, den Niederlanden, Österreich und der Schweiz setzt die zuständige E&P Service GmbH seit einigen Jahren auf Second Hand-Lösungen — sowohl beim Hardware- als auch beim Softwaretausch. Der Grund dafür: bis zu dreiviertel Kostenersparnis.

„Angefangen hatte alles vor einigen Jahren mit dem Austausch eines veralteten Kassensystems, das in neuerer Version auf dem Markt nicht mehr erhältlich war“, berichtet IT-Administrator Heinz Josef-Postels: „Damals haben wir uns bei der Neubeschaffung für gerauchte Hardware entschieden und sehr gute Erfahrung gemacht. Der Entschluss auch bei der Software auf Second Hand zu setzen lag also nahe.“

Seit 2013 stattet die E&PService GmbH lediglich Neueröffnungen der neuen Dorint GmbH einmal komplett mit IT-Systemen nach neuesten Standards aus. Danach greift die E&P Service GmbH für die zentral gesteuerten Sever der Dorint Hotels konsequent auf gebrauchte Software der PREO Software AG zurück. Und zwar immer dann, wenn bestehende Releases durch neuere abgelöst werden: Angefangen mit der Umstellung von Office 2003 auf 2007 — mit Terminalvariante die damals günstigste Lösung.

Heute kommen vor allem Applikationen wie Office 2007 Standard zum Einsatz. Daneben liefert die PREO Software AG Serverprodukte wie Exchange Server 2010 Standard oder Windows Server 2008 R2 inklusive der dazugehörigen Zugriffslizenzen (CALs). Alleine im Jahr 2016 stattete E&P vier Dorint Häuser mit gebrauchter Software von PREO aus: in Bonn, Bad Brückenau, Köln und Oberursel.

Bis zu 75 Prozent Einsparpotential

Der größte Nutzen für die neue Dorint GmbH bei der Softwarebeschaffung aus zweiter Hand ist laut Postels eindeutig monetärer Natur: „Unser IT-Budget gerade für kleinere oder etwas unrentablere Häuser ist begrenzt. Daher muss ich aus dem, was ich zur Verfügung habe, das Optimum herausholen. Mit gebrauchter Software kann ich das. Wir erhalten zu wesentlich günstigeren Konditionen bedeutend aktuellere Lizenzen.“ Das Einsparpotential gegenüber regulärer Beschaffung veranschaulicht der IT-Fachmann anhand eines aktuellen Investitionsantrags: „Während die E&P Service GmbH für die Bestückung des Dorint Hotels Bad Brückenau mit neuer Hardware und aktuellsten Softwarereleases 82.000 Euro bereitstellen müsste, liegt der Kostenaufwand mit gebrauchter Software und entsprechender elektronischer Ausrüstung aus zweiter Hand bei nur 22.000 Euro.“

Unkomplizierter Einsatz

Weiterer Vorteil gegenüber neusten Softwarereleases: „Ganz klar der Bekanntheitsgrad. Wenn wir neueste Versionen einsetzen würden, wäre unser Schulungsbedarf der Mittarbeiter entsprechend groß. Auch das geht letztlich auf das IT-Budget.“ Neben dem unkomplizierteren Einsatz und dem finanziellen Nutzen ist es die professionelle und persönliche Beratung beim Kauf, die den IT-Administrator überzeugt: „Wir sind ausgesprochen zufrieden mit der einfachen und transparenten Abwicklung der PREO Software AG”, so Postels: „Unser persönlicher Kundenbetreuer steht uns bei der Auswahl der Volumenlizenzen beratend zur Seite und liefert uns jeweils beim Kauf alle wichtigen Informationen über die Lizenzrechte, die wir im Falle einer Softwareüberprüfung durch Microsoft benötigen würden. Das gibt mir persönlich ein sicheres Gefühl. Denn letztlich würden wir in der IT der E&P-Gesellschaft für teure Nachlizensierungen sehr vieler Arbeitsplätze gerade stehen müssen.“

Sicher mit Safe3-System: Darum ist PREO der sicherste Anbieter

Entscheidendes Argument für die Zusammenarbeit war und ist die Sicherheit, die PREO bietet. Das „Safe3-System“ garantiert erstens eine lückenlose Rechtekette aller bei PREO erworbenen Produkte. Zweitens halten PREO-Lizenzen jedem Audit stand, da die hausinterne Rechtsabteilung im Vorfeld sämtliche rechtlich geforderten Voraussetzungen für einen einwandfreien Transfer prüft. Und drittens sichert das „Safe3-System“ automatisch bis zu zehn Millionen Euro gegen jegliche Transfer-Fehler ab.

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