Der Weg zu gebrauchter Software

Angesichts der permanent ansteigenden Kosten für Softwareprodukte, entschloss sich Schüco, die bisherige Vorgehensweise zu überdenken. Alternative Beschaffungsformen wurden evaluiert, die zum einen die Anforderungen und Bedarfe des Unternehmens erfüllten und zum anderen wirtschaftlich sowie finanziell vertretbar waren. Zu diesen alternativen Beschaffungsformen zählten auch gebrauchte Software-Lizenzen.

Definition der Rahmenparameter und Auswahl des Händlers

Im ersten Schritt hat Schüco durch die Rechtsabteilung prüfen lassen, ob der Kauf von gebrauchten Lizenzen rechtlich realisierbar ist. Hierzu wurden auch Gespräche mit auf das Lizenzmanagement spezialisierten Juristen geführt. Untersucht wurden die unterschiedlichen Geschäftsmodelle und Ansätze der möglichen Lieferanten. Hierzu gehörte das Einhalten von rechtlichen und regulatorischen Vorgaben durch die infrage kommenden Händler. Wichtig war Schüco, wie die Händler bei der Übertragung der Software vorgehen und welche Voraussetzungen das Unternehmen als Käufer der Lizenzen an den Prozess stellen muss. In der Folge wurde eine Vorgehensweise definiert, welche die Lizenzübertragung ermöglicht. Auf dieser Basis stimmte die Rechtsabteilung zu, das Beschaffen von gebrauchten Lizenzen aktiv anzugehen. Im Rahmen der Lieferantenauswahl entschied sich Schüco für die preo Software AG. „Der Grund für die Auswahl waren insbesondere der offene Dialog, die transparenten Prozesse und Methoden und die gute Betreuung während der Evaluierungsphase, sowie während der gesamten Abwicklung“, so Wolfgang Berchem, Leiter IT der Schüco International KG.

Der Erstkauf

Im Rahmen des Erstkaufs erwarb die Schüco International KG 500 Lizenzen der Software „Microsoft Office 2003“. Es handelte sich hierbei um die Variante Professional und den Lizenztyp Select. Die Software wurde seitens der preo Software AG unmittelbar nach Beauftragung bereitgestellt. Die Übertragung erfolgte nach einem klaren, offengelegten und ISO-zertifizierten Übertragungsprozess.

Übertragung der Lizenzen

Bei der Übertragung der Lizenzen wurde die Herkunft der zu übertragenden Lizenzen lückenlos nachgewiesen. Hierzu dienten die Vertragsdaten, die in Form einer „Rechtekette“ darzulegen sind. Die preo Software, als Händler der gebrauchten Lizenzen, hat diesen Vorgang gesteuert und bildete das Bindeglied zwischen Verkäufer und Käufer.

Wiederkauf

Schüco hat insgesamt ca. 2.000 gebrauchte Lizenzen erworben. Die Kaufsituation – und die zugrundeliegenden Bedarfe – basierten auf der organisatorischen Entwicklung bei Schüco. Gemeinsames Ziel von Schüco und preo war es, eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zu etablieren. Im Ergebnis sollen gemeinsam die möglichen Bedarfe und deren Deckung realisiert werden.

Finanzielle Vorteile

„Schüco hat durch das Beschaffen gebrauchter Lizenzen 30 Prozent der ursprünglich anfallenden Anschaffungskosten gespart“, so Wolfgang Berchem. Während für das Unternehmen die Beschaffung neuer Lizenzen einen Aufwand von maximal zwei Tagen beträgt, hatte sich der Erwerb der ersten gebrauchten Lizenzen auf fünf bis sechs Wochen verlängert. In dieser Zeit wurde jedes Detail geprüft und validiert. Da der aufwändige Beschaffungsprozess, einschließlich sorgfältiger Prüfungen im rechtlichen und organisatorischen Bereich, lediglich bei der Erstbeschaffung von gebrauchten Lizenzen anfiel, konnte dieser nunmehr reduziert werden und ist damit vergleichbar mit dem Einkaufsprozedere von neuen Lizenzen. Durch weitere Folgegeschäfte wird sich sowohl die absolute Summe, als auch die relative prozentuale Einsparung weiter zum Vorteil des Unternehmens verbessern.

Fazit

Das Beispiel Schüco zeigt, dass Anwenderunternehmen durch den Einsatz gebrauchter Lizenzen ihr IT-Budget nachhaltig entlasten können. Insbesondere in einer strategischen Herangehensweise an das Thema Gebrauchtsoftware liegt der Erfolg – und ein enormes Reservoir zur Optimierung der Kostenstrukturen – für Anwender. Die zeitlichen Auf- wendungen, die in der Initial- und Evaluierungsphase anfallen, werden bereits im Rahmen eines ersten Beschaffungsprojekts mehr als ausgegli- chen. Skaleneffekte erlauben es, den Grad des wirtschaftlichen Vorteils weiter zu Gunsten der Anwender zu erhöhen.

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